Tien dagen geleden vertrok ik naar Tokio om Business Insider te helpen met zijn nieuwste internationale editie.
Onze Japanse mediapartner Mediagene had voor maandag een drukke dag vol persconferenties en feestjes gepland. Want ja, dat doe je als je een titel lanceert.
Niet heel toevallig mocht ik talloze belangrijke Japanse ondernemers, journalisten en adverteerders ontmoeten.
Ieder gesprek ging ongeveer op deze manier:
Iemand stelt ons aan elkaar voor. We buigen, wisselen onze namen uit en wanneer de Japanner het aanbiedt schudden we elkaar de handen. De Japanner pakt een minutieus vervaardigde visitekaartje uit zijn jas en houdt hem met twee handen vast. Ik pak het kaartje aan, bestudeer het met grote interesse en begin me dan te verontschuldigen. Ik kan hem/haar geen kaartje geven. Ik pak een stuk pen en papier en begin als een bezetene mijn eigen naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres neer te pennen.
Deze situatie heb ik keer op keer moeten meemaken tijdens mijn verblijf in Japan. Hoewel ik me netjes verontschuldigde, beging ik een enorm Japanse faux-pas.
Japan is tot in iedere vezel een land vol rituelen, respect en etiquette. Wanneer Japanse mensen elkaar voor het eerst ontmoeten - zeker in een zakelijke omgeving - presenteren ze hun business cards op een speciale manier die ze meishi koukan (名刺交換) noemen.
Kaartje teken van respect
Hier in het Westen kennen we natuurlijk ook het concept van het visitekaartje, maar: echt niet dat je een relaties op het spel zet als je ze vergeet. Sowieso heeft de smartphone de business card overbodig gemaakt voor de gemiddelde millennial. Precies de reden waarom ik ze vergat. Ooit had ik een visitekaartje, toen ik een baan zocht na mijn afstuderen. De afgelopen jaren wees ik mensen door naar mijn LinkedIn of Facebook-profiel. Niemand voelde zich beledigd.
In Japan werkt het juist het tegenovergestelde. De meishi koukan wordt gezien als een formele introductie. Je kunt pas met zakendoen beginnen als je kaartjes hebt uitgewisseld, want het uitwisselen geeft het begin van een relatie aan.
De regels die bij het uitwisselen komen kijken zijn even belangrijk, als jij je nieuwe kennis niet wil beledigen. Volgens Michael Gakuran, een schrijver voor Gaijinpot (een website voor buitenlanders in Japan) kun je dit het beste doen:
- Degene met de hoogste functie geeft eerst zijn visitekaartje
- Je moet de kaarten met twee handen geven en ontvangen
- Presenteer de kaart zo dat de ontvanger de tekst kan lezen
- De kaart moet zichtbaar blijven tijdens de rest van het gesprek
- Je moet het kaartje zo onberispelijk mogelijk zien te houden
De laatste twee zijn mogelijk het belangrijkste. Het visitekaartje wordt gezien als een verlengstuk van de persoon die je ontmoet. Slecht bewaarde kaarten duiden op een onverzorgd iemand of een gebrek aan respect voor degene aan wie je de business card presenteert.
Nog erger: het net ontvangen visitekaartje in je zak steken of het lomp behandelen. Niet bepaald een teken van respect. De meeste Japanners zijn waarschijnlijk heel vergevingsgezind naar buitenlanders die deze fout begaan, maar ik weet zeker dat er ook vaak genoeg een complete deal is stukgelopen doordat een buitenland niet netjes omging met de meishi koukan.
Het uitwisselen is zó belangrijk dat tijdens de lancering van Business Insider Japan veel mensen te vroeg kwamen, maar weigerden de balzaal waar het feest plaatsvond te betreden. Shigeru Sato, Business Insider Japans senior editor legde het aan me uit. Het is gebruikelijk dat gasten wachten totdat alle mensen die ze willen ontmoeten binnen zijn voordat ze de zaal betreden. Zo kunnen ze zichzelf op een respectvolle manier voorstellen en visitekaartjes uitwisselen.
Dit was de situatie buiten de zaal toen ik arriveerde:
De naam van een visitekaartje in het Japans "meishi" geeft het belang eigenlijk al aan. Letterlijk betekend het "wijs naar dezelfde naam" volgens David Willoughby, schrijver van Tokyo Art Beat.
Zo schrijft hij: "Het westerse visitekaartje is bedoeld als toekomstig naslagwerk, de Japanse meishi is een manier om de communicatie te vergemakkelijken door te laten zien wie er status heeft."
Het visitekaartje is een indicatie hoe iemand ervoor staat op sociaal en zakelijk gebied en hoeveel respect diegene afdwingt. Zoals Deborah Swallow op haar blog schrijft: "Als je geen business card in Japan hebt, dan impliceert dat dat je niet van betekenis bent: je bestaat niet."
Yikes.
Ik had nóóit gedacht dat zoiets als visitekaartjes vergeten, zulke grote gevolgen zou hebben voor mijn trip.